Koje poslove radi administrativni virtuelni asistent?

Administrativni virtuelni asistent je kao digitalna desna ruka koja klijentima pomaže da sve profesionalne obaveze teku glatko i bez stresa.

Administracija se više ne odnosi samo na staromodni posao i papirologiju. Sa digitalizacijom i korišćenjem interneta se mnogo šta promenilo i postalo je zanimljivije.

Administrativni virtuelni asistenti su specijalizovani za obavljanje širokog spektra administrativnih zadataka, od upravljanja kalendarom do detaljnog organizovanja dokumentacije, sve to radeći iz udobnosti svog doma u smislu organizovanja fajlova i foldera na računaru ili Google drive-u, Dropbox-u i slično.

Bilo da je reč o planiranju sastanaka, sortiranju emailova ili pripremi važnih izveštaja, virtuelni asistenti su tu da olakšaju svakodnevicu, uštede vreme i omoguće klijentima da se fokusiraju na stvari koje zaista zahtevaju njihovu pažnju.

Klijenti su kreativna bića koja žele da rade ono što ih ispunjava a da tehničke i organizacione stvari prepuste osobi od poverenja.

Tu na scenu stupaš ti kao administrativni virtuelni asistent.

Evo nekoliko ključnih načina kako administrativni virtuelni asistent može pomoći klijentima:

1. Upravljanje kalendarom i zakazivanje sastanaka: administrativni virtuelni asistenti pomažu u organizovanju dnevnog rasporeda klijenta, zakazuju sastanke, sinhronizuju kalendare i šalju podsetnike.
2. Upravljanje elektronskom poštom (emailovima): oni filtriraju dolazne mejlove, odgovaraju na upite, i sortiraju poruke kako bi osigurali da su najvažniji mejlovi uvek u prvom planu. Klijenti dobijaju na desetine ili stotine mejlova svaki dan i zaista nemaju vremena da ih čitaju i odgovaraju na njih.
3. Vođenje evidencije i unošenje podataka: asistenti unose podatke u različite sisteme ili programe, vode evidenciju i prave izveštaje koji su neophodni za vođenje poslovanja. Svaka kompanija ima neki svoj sistem koji se lako savlada jer su dosta slični a i dobićeš obuku kako da ih koristiš.
4. Priprema i uređivanje dokumenata: kreiraju, formatiraju i uređuju razne vrste poslovnih dokumenata, kao što su izveštaji, prezentacije i drugo. Najčešće se to radi u Canvi.
5. Organizacija dokumenata i fajlova: pomažu u organizaciji digitalnih fajlova, uključujući sortiranje, arhiviranje i osiguranje lako dostupnih informacija za timove i pojedince. Najčešće se koristi Google drive ili Dropbox. Zamisli scenario gde je sve nabacano i potpuno neorganizovano a ti treba da središ u foldere i napraviš neku sistematizaciju foldera gde će se svi lako snaći. Kao u biblioteci kada tražiš knjige po žanrovima ili piscima.
6. Podrška projektima: administrativni virtuelni asistenti mogu pratiti rokove projekata, koordinirati između timova i pružati opštu projektu podršku.
7. Upravljanje kontaktima: održavaju i ažuriraju kontakt liste, prate interakcije s klijentima i potencijalnim klijentima i mogu pomoći u umrežavanju odnosno povezivanju.
8. Rezervacija putovanja i događaja: asistenti organizuju putovanja, rezervišu karte, smeštaj, i koordiniraju logistiku za poslovna putovanja ili događaje. Ovo je jako zanimljiv deo i ovakav domaći zadatak dajem na mom mentorskom pogramu Postani VA za 2 meseca. Ženama koje su ga završile ovo je jedan od omiljenih zadataka jer na taj način nauče da rade u realnom vremenu.

Sve ove zadatke virtuelni asistenti obavljaju koristeći različite online alate i platforme, što im omogućava da budu efikasni i fleksibilni, i da pružaju podršku klijentima bez obzira na njihovu lokaciju.

Administrativni virtuelni asistent je idealan posao za osobe koje su organizovane, efikasne i odlične u multitaskingu odnosno obavljanju više različitih zadataka istovremeno.

Alati koje koristi administrativni virtuelni asistent

Alati koje koristi administrativni virtuelni asistent u svom poslu su jedan od važnijih faktora jer mogu unaprediti brzinu i kvalitet rada.

Evo nekoliko popularnih alata koji se najčešće koriste na tržištu:

1. Google Workspace (ranije G Suite): ovaj set alata uključuje Gmail, Calendar, Drive, Docs, Sheets, i Slides, koji omogućavaju efikasnu komunikaciju, saradnju na dokumentima u realnom vremenu, i organizaciju fajlova.
2. Microsoft 365: slično kao Google Workspace, i Microsoft 365 nudi set alata kao što su Outlook, Word, Excel, PowerPoint, i OneNote, koji su korisni za različite administrativne zadatke.
3. Asana: platforma za upravljanje projektima koja omogućava asistentima da organizuju zadatke, prate rokove i saradjuju sa timovima na efikasan način.
4. Trello: još jedan alat za upravljanje projektima koji koristi sistem kartica i tabli za organizovanje zadataka i projekata, što olakšava praćenje napretka i rokova.
5. Slack: platforma koja omogućava timovima da ostanu povezani kroz razne kanale za čet, što je posebno korisno za brze konsultacije i ažuriranja. Ovo je moj omiljeni alat koji koristim na mentorskom programu i žene su oduševljene mogućnostima koje im pruža u toku rada.
6. Zoom: alat za video sastanke i konferencije koji je postao neophodan za održavanje sastanaka na daljinu, prezentacija i webinara, moderiranja komentara i njihovog preuzimanja nakon što webinar završi.
7. Evernote ili  OneNote: aplikacije za beleženje koje omogućavaju asistentima da organizuju svoje beleške, zadatke i sve što je neophodno na jednom mestu.
8. Dropbox ili  Google Drive: cloud servisi za skladištenje koji omogućavaju lako čuvanje, deljenje i pristup dokumentima i drugim fajlovima bilo kada i bilo gde.
9. LastPass ili 1Password: menadžeri lozinki koji pomažu u upravljanju i sigurnom čuvanju svih lozinki potrebnih za različite online servise.
10. QuickBooks ili FreshBooks: aplikacije za vođenje knjiga koje pomažu u upravljanju finansijama, izdavanju faktura, i praćenju troškova.

Ovi alati omogućavaju virtuelnim asistentima da budu organizovani, efikasni i da pružaju kvalitetnu podršku svojim klijentima, nezavisno od toga gde se oni nalaze.

         Administrativni poslovi od kuće

Organizacija bez napora

Klijent obično pošalje mejl ili održi Zoom sastanak kako bi iskomunicirao svoj plan za naredni mesec pa čak i za duži vremenski period. Na osnovu toga ti kao administrativni virtuelni asistent treba to da uvedeš u neki od gore navedenih programa. Klijentu će stizati podsetnici i obaveštenja na vreme i neće biti nikakve zabune. Veoma je lako i pomeriti obaveze a da se ne preklapaju sa nekim drugim zadacima baš zato što je sada sve sinhronizovano i zabeleženo u nekom online programu.

Efikasno upravljanje informacijama

Traženje ključnih informacija među hiljadama mejlova i važnim dokumentima može biti kao traženje igle u plastu sena. Kao administrativni virtuelni asistent, olakšaćeš svojim klijentima ovaj zadatak koristeći alate poput Outlooka i Gmaila za efikasno sortiranje i filtriranje mejlova. Takođe, koristeći Evernote ili OneNote, organizovaćš sve bitne podatke na jednom mestu. Ovim pristupom brzo ćeš identifikovati i izdvojiti samo one informacije koje su tvojim klijentima zaista važne, štedeći im vreme i energiju.

Precizno vođenje podataka

Unošenje podataka u baze i kreiranje izveštaja može biti prilično zamorno. Upravo ovde dolazi do izražaja veština administrativnog virtuelnog asistenta. Bez grešaka i brzo i efikasno, VA treba da precizno unosi podatke i generiše izveštaje, štedeći klijentima vreme i trud.

Informisanje u realnom vremenu

U svetu koji se brzo menja, administrativni virtuelni asistent pomaže klijentima da ostanu informisani o svemu bitnom za njihov posao. Bilo da su to novosti iz industrije ili važni događaji, asistent filtrira informacije i dostavlja samo ono najvažnije. Na ovaj način, klijenti su uvek korak ispred i znaju šta se dešava u njihovom poslovnom okruženju.

Asistent redovno prati relevantne izvore informacija kao što su industrijske publikacije, profesionalni blogovi, i vesti, koristeći alate kao što su Google Alerts ili Feedly da bi bio u toku sa najnovijim dešavanjima.

Informacije se filtriraju prema ključnim rečima koje su bitne za poslovanje klijenta, što omogućava da se brzo identifikuju i izdvoje relevantne. Nakon što se informacije prikupe, asistent ih pregleda, selektuje najbitnije detalje i sažima ih u format koji je lak za čitanje i razumevanje.

         Kolika je plata za posao koji radi administrativni virtuelni asistent

Plata administrativnih virtuelnih asistenata može varirati u zavisnosti od nekoliko faktora:

1. iskustvo,
2. specifične veštine,
3. obim posla,
4. lokacija klijenta i asistenta. (Neki klijenti hoće da imaju svoje asistente isključivo u istoj vremenskoj zoni)

Generalno, evo nekih smernica o platama administrativnih asistenata:

1. Početni nivo: virtuelni asistenti koji su novi u ovoj oblasti obično zarađuju između $10 i $15 po satu. Oni koji imaju manje iskustva ili se tek uvode u specifične alate i softvere obično su na donjoj granici ovog opsega.
2. Srednji nivo: asistenti sa nekoliko godina iskustva ili specijalizovanim veštinama u određenim oblastima, kao što su upravljanje email kampanjama ili složeni administrativni zadaci, mogu očekivati zarade u rasponu od $15 do $30 po satu.
3. Viši nivo: iskusni virtuelni asistenti koji mogu da ponude napredne usluge, kao što su upravljanje projektima, tehnička podrška, ili specijalizovano savetovanje, mogu zarađivati $30 po satu ili više. U nekim slučajevima, posebno kada rade sa velikim kompanijama ili na kompleksnim projektima, plata može biti još viša.

Plata može zavisiti od toga da li radiš na ugovor, po projektu ili si stalno zaposlena kod jednog klijenta.

Takođe, kao asistentkinja koja radi za klijente iz ekonomski razvijenijih zemalja, obično možeš očekivati veću zaradu. Potrebno je da postavljaš svoje cene na osnovu detaljne procene obima posla i očekivanja klijenta, što može dodatno uticati na tvoju konačnu zaradu.